Teklifleri siz toplamayın.
Sadece onaylayın.

Serbest metin talep mailleri

• Çalışan hiçbir form doldurmaz; talebini satınalma kutusuna kendi cümleleriyle, istediği ekle yazar.
• Yapay zekâ kalemleri, miktarları, birimleri, istenen tarihleri, talep edeni, departmanı ve aciliyeti çıkarır; yazmayanı uydurmaz.
• "Gelecek cuma" gibi göreli tarihler bugüne göre gerçek tarihe çevrilir; "adet, metre, ton, litre" gibi birimler IFS birim kodlarına normalize edilir.
• Satınalma talebi olmayan mailler (toplantı notu, bülten vb.) işlenmez, panelde "talep değil" olarak görünür.
• Talep edene ayara bağlı olarak kalem listesiyle birlikte "talebiniz alındı" maili gider.

IFS'te malzeme eşleştirme

• Mailde malzeme kodu varsa doğrudan IFS'ten okunur.
• Kod yoksa tarifteki anlamlı kelimelerle IFS satınalma parçaları aranır; yapay zekâ adaylar arasından seçim yapar. Ölçü, çap veya model birebir uymuyorsa eşleştirmez; yalnızca yüksek güvenli eşleşme kabul edilir.
• Eksik miktar veya bilgi talep edene [Talep #n] konulu mail ile sorulur; cevap geldiğinde ilk mail ile cevap birlikte yeniden okunur ve akış kaldığı yerden devam eder.

IFS'teki satınalma talebinden başlama

• Mailde IFS satınalma talebi numarası geçiyorsa ("talep no 2318 için teklif toplayalım") RFQ, IFS'in Teklif Talebi Oluştur işlemiyle doğrudan o talepten açılır; talep satırı–RFQ bağı IFS'te korunur.
• Yalnızca onaylı (Authorized) satırlar alınır. Satırlar henüz onaylı değilse talep edene satır durumları yazılır; onaylandığında maile cevap vermesi yeterlidir.
• Satınalmacı RFQ'yu IFS'te kendisi açmışsa RFQPulse o RFQ'yu devralır, ikinci bir RFQ açmaz.
• Ayar: yalnızca mailden, yalnızca IFS talebinden ya da "talep no varsa talepten, yoksa mailden".

Talep eden doğrulama

• Dört mod: herkese açık, alan adı (birden fazla izinli alan adı), IFS kişi kartı (e-posta bir kişi kartında kayıtlı olmalı), IFS aktif kullanıcı (kişiye bağlı açık bir IFS kullanıcısı olmalı; varsayılan).
• Sahte gönderen kontrolü: DMARC ya da gönderen alan adıyla hizalı DKIM/SPF geçmeyen mail işlenmez.
• Doğrulanamayan talep çöpe gitmez: satınalmacıya "işlensin mi?" diye sorulur; onaylarsa doğrulama atlanarak işlenir.
• IFS modlarında talep, IFS'teki kişi ve kullanıcı kimliğiyle kayda geçer.

IFS'te olmayan malzeme

• Satınalmacıya tek bir mail gider: bulunamayan her kalem, miktarı ve IFS'teki benzer malzeme adayları listelenir.
• Satınalmacı serbest metinle cevap verir ("1'i yeni malzeme olarak aç, 2 için EL.400.200 kullanılsın", "kapağı çıkar"). Yapay zekâ her kalem için kararı ayrı ayrı çıkarır.
• Yeni malzeme: IFS'te satınalma parçası açılır. Numara satınalmacının verdiği numara ya da ayardaki önekle otomatik sıradaki numara olur; tanım cevaptan veya talepten alınır, birim IFS koduna normalize edilir.
• Mevcut malzeme: verilen kod IFS'te kontrol edilerek kullanılır. Çıkar: kalem talepten düşer; tüm kalemler çıkarsa talep kapanır. "Talebi iptal et" de anlaşılır.
• Anlaşılmayan kalem olursa yalnız o kalemler için yeniden sorulur.

Tedarikçisi veya e-postası eksik malzeme

• Malzemeye bağlı tedarikçi yoksa ya da tedarikçinin IFS kartında e-posta yoksa satınalmacıya sorulur.
• Cevaptaki IFS kodu, firma adı ve/veya e-posta ile tedarikçi IFS'te bulunur. Aynı isimde birden fazla kayıt varsa hangisi olduğu sorulur.
• IFS'te yoksa ve izin verildiyse şablon tedarikçiden yeni tedarikçi kartı açılır (yeni kart için e-posta istenir).
• Verilen e-posta IFS tedarikçi kartına iletişim yöntemi olarak eklenir.
• Tedarikçi–malzeme bağlantısı IFS'te kurulur (isterseniz yalnız belirli malzemeler için), ardından akış RFQ'ya devam eder. "Mevcutlarla devam" da geçerli bir cevaptır.

"Şu firmaya da sor"

RFQ'yu gönderme onayı verirken satınalmacı "gönder, Demo Hırdavat'a da soralım" yazabilir. Firma IFS'te bulunur (gerekirse açılır), malzemelere bağlanır ve IFS'teki RFQ'nun tedarikçi listesine eklenir; mail ona da gider. Eklenemezse sebebi satınalmacıya bildirilir, RFQ diğerlerine gönderilir.

Ana veri ayarları ve izin katmanları

• Eksik malzeme / tedarikçi: "sadece bildir (IFS'e yazma)" ya da "satınalmacıya sor, cevabıyla IFS'e yaz".
• Yeni malzeme no öneki, yeni tedarikçi açılabilsin anahtarı ve şablon tedarikçi kodu.
• Alternatif adresi IFS'e kaydet: tedarikçinin otomatik cevabındaki yeni adres, onaylanınca IFS tedarikçi kartına (varsayılan yapılmadan) eklenir.
• Köprüde ayrı bir ana veri yazma anahtarı vardır: kapalıysa SaaS ne isterse istesin IFS'te malzeme/tedarikçi açılamaz, bağlantı veya e-posta eklenemez.
• Her ana veri değişikliği zaman çizelgesine "IFS'te açıldı / eklendi" olarak yazılır.

Taslak, siz yayınlayana kadar

• RFQ IFS'te Planlandı durumunda, satınalmacı kodu, para birimi, son teklif tarihi ve tedarikçileriyle açılır.
• Satınalmacı maile cevap verene ya da IFS'te Yayınla'ya basana kadar tedarikçiye hiçbir şey gitmez.
• Ayarla "bağlı tüm tedarikçilere otomatik" seçilirse sormadan yayınlanır.
• İptal edilirse RFQ IFS'te taslak olarak kalır; IFS'te iptal/kapatma da algılanır.

Güncel IFS listesine, sizin kutunuzdan

• Mail, yayın anındaki IFS tedarikçi listesine gider: IFS'te eklediğiniz firma da alır, çıkardığınız almaz; fark zaman çizelgesine yazılır.
• Adres, IFS kartındaki varsayılan e-postadır.
• Gönderen şirketinizin satınalma posta kutusudur; tedarikçi cevabı doğrudan size gelir.
• Konu [RFQ n] etiketini taşır; cevaplar etiket, mail zinciri ve gönderen adresiyle doğru tedarikçiye eşlenir.

Net bir teklif isteği

• Kalem, IFS kodu, miktar/birim, istenen teslim tarihi ve son teklif tarihi tablo halinde.
• Birim fiyat, para birimi, vade, teslim süresi, teslim şekli ve geçerlilik açıkça istenir.
• Son teklif tarihi ayardaki iş günü sayısına göre hesaplanır (varsayılan 5 iş günü).
• Test ortamları için köprüde tedarikçi izin listesi: listede olmayan firmaya mail gitmez, teklif yazılmaz.

Her formattan

• Mail gövdesi (düz metin veya HTML tablo), Excel (tüm sayfalar, birleştirilmiş hücreler; .xlsx/.xls/.csv), Word (.docx ve .doc; paragraf + tablo), uzun PDF'ler (fiyat 3. sayfada olsa bile).
• Taranmış PDF, fotoğraf, WhatsApp ekran görüntüsü: görüntü doğrudan modele verilir.
• Zip içindeki dosyalar ve iletilmiş .eml mailler açılır.
• Gövde ve birden fazla ek birlikte değerlendirilir (şartlar PDF'te, fiyat Excel'de); gövde ile ek çelişirse not düşülür.
• Aynı mailde birden fazla teklif/seçenek varsa ana teklif ve alternatifler ayrı tutulur.

Rakamları doğru anlamak

• TR (1.250,50) ve EN (1,250.50) sayı biçimleri, "bin TL", ₺/€/$ sembolleri; TRY, USD, EUR ve diğer para birimleri.
• Birim çevirisi kodla yapılır, modele bırakılmaz: kg / g / 100 kg ↔ ton, cm / mm ↔ metre; miktar da RFQ birimine çevrilir.
• İskonto düşülmüş net fiyat; KDV dahil fiyatlardan oran belliyse KDV ayrılır, belirsizse uyarılır.
• Sadece toplam yazılmışsa birim fiyat hesaplanır; kademeli fiyatta RFQ miktarına uyan kademe seçilir; vade seçenekli fiyatlar notlanır.
• Nakliye, ambalaj, montaj gibi ek maliyetler ayrı okunur ve karşılaştırma toplamına eklenir.

Eksik, farklı ve revize teklifler

• Kısmi teklif: fiyat verilmeyen satırlar işaretlenir, diğerleri işlenir.
• Miktar farkı (asgari sipariş, makara boyu) ve satır bazında farklı para birimi uyarı olarak gösterilir.
• Alternatifler (Seçenek A/B, muadil marka) ana tekliften ayrı not edilir.
• Revize teklif öncekinin üzerine birleşir: yeni mailde yazmayan şartlar ("diğer şartlar aynı") önceki tekliften alınır, eski fiyatlar saklanır.
• Aynı mailde eski ve güncel fiyat varsa güncel olan alınır.

Şartlar IFS kodlarına

• Vade: "peşin", "30 gün", "fatura tarihinden 60 gün" → gün sayısı → IFS'teki en yakın ödeme şartı kodu.
• Teslim şekli: Incoterms (EXW, FCA, FOB, CIF, DAP, DDP…) ve yerel ifadeler ("kargo", "şantiyeye teslim", "nakliye dahil") → IFS teslim şartı kodu.
• Teslim süresi takvim gününe çevrilir ("3 hafta" → 21, "8 iş günü" → yaklaşık 12, "stoktan" → 0) ve IFS'e söz verilen tarih olarak yazılır.
• Geçerlilik: "15 gün geçerlidir" gibi göreli ifadeler mail tarihine göre gerçek tarihe çevrilir.

Otomatik cevaplar

• "İzindeyim", "Out of office", "Abwesenheit", "mailiniz alındı", teslim edilemedi bildirimleri; Auto-Submitted, X-Autoreply, Precedence başlıkları ve noreply/mailer-daemon gönderenler tanınır.
• Otomatik cevap teklif sayılmaz, hatırlatma sayacı devam eder.
• İçinde alternatif adres varsa satınalmacıya "bu adrese de gönderilsin mi?" diye sorulur (ya da ayara göre otomatik gönderilir); bu adresten gelen cevap da aynı tedarikçiye eşlenir ve istenirse IFS kartına kaydedilir.

"Teklif veremiyoruz", "yarın göndereceğiz", sorular

• Red ("stokta yok", "ilgilenmiyoruz", İngilizce dahil): tedarikçi sonuçlanır, hatırlatma gitmez, satınalmacıya mesajıyla birlikte bilgi verilir.
• "Sonra göndereceğiz": kaydedilir, hatırlatma süresi yeniden başlar.
• Tedarikçi sorusu (marka, teknik detay, teslim yeri): satınalmacıya iletilir; satınalmacının cevabı aynı mail zincirinde tedarikçiye gönderilir.

Hatırlatma

• Cevap yoksa 3 günde bir, en fazla 2 kez (ikisi de ayar) hatırlatma, ilk mailin zincirinde.
• Gün hesabı iş günü, gönderim mesai saati içinde (varsayılan 09:00–18:00, ayar).
• Her hatırlatmada talep edene isteğe bağlı bilgi maili.
• Son hatırlatmadan sonra cevap yoksa satınalmacıya bilgi gider ve o tedarikçi için döngü kapanır; gelen tekliflerle devam edilir.
• Son tarih geçtiğinde hiç teklif yoksa satınalmacı bilgilendirilir ve RFQ kapatılır.

Güven eşiği ile IFS'e yazma

• Yapay zekâ güveni eşiğin (varsayılan 0,8) üzerindeyse ve kritik sorun yoksa teklif doğrudan IFS sipariş teklifine yazılır.
• Kritik durumlar (birim uyuşmazlığı, fiyatsız satır, para birimi yok, satırda farklı para birimi) veya düşük güvende önce satınalmacıya teklif tablosuyla sorulur.
• Başlık: para birimi, ödeme şartı, teslim şartı, alınma tarihi, geçerlilik, açıklama (teklif no, şartlar, notlar).
• Satırlar: fiyat, birim, KDV kodu, söz verilen teslim tarihi. IFS satırı "Cevaplandı" olur.

Karşılaştırma maili

• Satır bazında: birim fiyat (teklif para birimiyle), IFS'in kendi kuruyla çevrilmiş birim ve toplam, vade, teslim, teslim şekli, geçerlilik.
• Karşılaştırma para birimi TRY, USD veya EUR.
• Ek maliyetler satırlara paylaştırılarak toplama eklenir; çok satırlı RFQ'da tedarikçi özeti.
• İstenen tarihe yetişmeyen teklifler ⚠️ ile işaretlenir; öneri yetişenler arasındaki en uygun toplamdır ve gerekçesi yazılır ("daha ucuz ama istenen tarihe yetişmiyor").
• Teklif vermeyen ve cevap vermeyen tedarikçiler ayrıca listelenir.

Onay: mailden ya da IFS'ten

• Mail: "onayla" (her satırda öneri), "Tedarikçi 2", firma adı/kodu ya da satır bazında farklı seçim. Kalıp yoktur; yapay zekâ yorumlar, anlaşılmazsa tekrar sorar.
• IFS: Sipariş Teklif Onayı ekranında onaylayın; RFQPulse tüm teklifli satırların onaylandığını algılayınca sonuçlandırır.
• Satırlar farklı tedarikçilere bölünebilir; diğer teklifler IFS'te otomatik reddedilir, RFQ kapanır.
• Kazanana kazandığı kalemlerle kabul, diğerlerine teşekkür, talep edene seçilen tedarikçi ve tahmini teslim maili (her biri ayar).

Şirket yöneticisi paneli

• Genel bakış: açık talepler, RFQ'lar, cevap beklenen tedarikçiler, karar bekleyenler, IFS köprüsü durumu, aylık token kullanımı.
• Her talep ve RFQ için zaman çizelgesi, gelen-giden tüm mailler (ekler indirilebilir), tedarikçi durumları ve teklif uyarıları.
• Gerektiğinde müdahale: teklif toplamayı erken bitirme, teklifi elle IFS'e yazdırma, panelden onay, açık kararları cevaplama.
• Roller: yönetici (ayarlar), satınalmacı, izleyici (salt okuma).

Çok müşterili yönetim (admin)

• Müşteri ekleme, düzenleme, askıya alma (köprü ve kullanıcılar durur), kısa ad onayıyla silme.
• Admin müşteri paneline girebilir; ekranda "Admin görünümü" bandı çıkar ve hareket kaydına düşer.
• Tek merkezi LLM anahtarı; müşteri bazında token sayacı, amaç kırılımı, 30 günlük grafik, tahmini maliyet ve aylık limit (dolunca o müşterinin LLM çağrıları durur).
• Secret yönetimi, kullanıcı yönetimi (geçici parola bir kez gösterilir), köprü heartbeat'i ve sürümü.

Dayanıklılık

• Geçici bir hatayla işlenemeyen mail (yapay zekâ yoğunluğu, köprü kapalı) artan aralıklarla 3 kez yeniden denenir; olmazsa satınalmacıya "elle kontrol" maili gider.
• Posta kutusu ilerlemesi mail başına IMAP UID ile tutulur; aynı mail iki kez işlenmez, kendi gönderdiğimiz mailler yok sayılır.
• Köprü bağlantı koparsa kendiliğinden yeniden bağlanır; yarım kalan komutlar yeniden kuyruğa alınır.
• Köprü logları boyut sınırlıdır (dönen dosyalar), müşteri makinesinin diski dolmaz. Yapay zekâ servisi yoğunsa yedek modele geçilir.